Ordnung im Büro

[judeli]

Es muss nur für mich Sinn machen... ich lege alles in einen Ordner ab und habs unterteilt nach Steuern..Handy..Arzt...etc.. schaue nicht aufs Jahr oder Datum..ich weiss einfach, es ist da drin. Die Rechnungen vermerke ich noch mit "bezahlt xx.xx.xx"... wenn der Ordner voll, hol ich mir einen neuen.
Mein Partner schmeißt widerrum alles weg..

[mommy2b]

Ich scanne aus Platzmangel alle paar Wochen alles ein und lege es elektronisch ab. So finde ich die Sachen auch einfacher wieder.

[lunita]

Es muss nur für mich Sinn machen... ich lege alles in einen Ordner ab und habs unterteilt nach Steuern..Handy..Arzt...etc.. schaue nicht aufs Jahr oder Datum..ich weiss einfach, es ist da drin. Die Rechnungen vermerke ich noch mit "bezahlt xx.xx.xx"... wenn der Ordner voll, hol ich mir einen neuen.
Mein Partner schmeißt widerrum alles weg..

ich mache es auch so. die "normalen" belege behalte ich 10 jahre. dann schmeisse ich weg und so gehts mit der ordnerdicke auch gut auf.
die steuern behalte ich länger. da habe ich grade nachgeschaut und gesehen, dass die mäppchen seit 2001 im schrank stehen.

[millou]

Dann mach ich doch im Moment einfach weiter wie bisher und stelle dann evt. für 2018 auf Jahresordner um
Muss mir nur das mit der Dauer vom Aufbewahren noch Überlegen. Ich hatte da mal an 10 Jahre gedacht...

[judeli]

Ist denn das privat genau gleich wie in einer Firma? Das man RGs 10 Jahre aufbewahren muss??

[danci]

Da ich diesbezüglich völlig chaotisch bin, habe ich vor ein paar Monaten auch elektronisch Ablage gewechselt und bin begeistert. Gleich wenn die Post kommt, wird alles per Handy eingescannt, betitelt (inkl. Zahlungsdatum) und an eine speziell eingerichtete E-Mailadresse geschickt, die EZS zusätzlich mit der Bankapp, damit ich keine Referenznummern etc. tippen muss, danach weggeworfen. So habe ich nie Papierkrieg. Ich verschiebe dann je nach Lust und Laune, wenn ich am PC bin, die Rechnungen in einen Ordner "zu bezahlen", den Rest in den entsprechenden Ordner "Steuer", "Krankenkassenabrechnung" etc. und dann Ende Monat lege ich die Rechnungen zusammen mit den PDF des E-Banking in einen Ordner "Rechnungen März 17", was noch nicht bezahlt ist, z.Bsp. KK schickt alle 3 Mt 3 Rechnungen, bleibt im "zu bezahlen" Ordner. Plus natürlich zwischendurch Backup auf externe Festplatte.

[uetliberg]

Wie scannt ihr mit dem Handy? App?

[sonrie]

ich verwende scanbot

[danci]

@ uetliberg
Ja. Ich habe die Scanner Pro -App und bin zufrieden.

[uetliberg]

Danke, werde ich ausprobieren.

[dede]

gutes Thema!
Wir haben noch nicht völlig auf elektronisch umgestellt. Die Rechnungen bekommen wir meist noch in Papierform. Ich habe die Befürchtung, dass die mir sonst untergingen, wenn ich sie nicht plastisch vor Augen haben. Ist aber aber wohl eine Gewöhnungssache. Die Rechnungen bezahlen wir elektronisch.

Ablegen:
Steuererklärungen und Belege für die Steuererklärung haben wir bisher noch keine weggeschmissen. Wir behalten auch alle wichtigen Dinge bezügl. Mieten und Liegenschaft, Verträge, andere schriftliche Vereinbarungen, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise usw.
Von den Rechnungen behalten wir nur Kaufverträge und Belege über grösse Beträge wie Auto, Möbel usw. (v.a. auch wegen der Garantie). Für den Rest haben wir einen Jahresordner, der regelmässig geleert wird, wenn er voll ist.
Da wir alles über ein Konto bezahlen, behalten wir die Kontoauszüge von diesem Konto auf, elektronisch. Das braucht keinen Platz und dort findet man alle Bezahlungen, falls dies einmal notwendig sein sollte.

All diese wenigen Dinge brauchen schon ihren Platz, das sind einige gefüllte Ordner. Aber ich habe den Eindruck, dass wir nicht mit weniger auskommen.

[Moreen]

Da ich diesbezüglich völlig chaotisch bin, habe ich vor ein paar Monaten auch elektronisch Ablage gewechselt und bin begeistert. Gleich wenn die Post kommt, wird alles per Handy eingescannt, betitelt (inkl. Zahlungsdatum) und an eine speziell eingerichtete E-Mailadresse geschickt, die EZS zusätzlich mit der Bankapp, damit ich keine Referenznummern etc. tippen muss, danach weggeworfen. So habe ich nie Papierkrieg. Ich verschiebe dann je nach Lust und Laune, wenn ich am PC bin, die Rechnungen in einen Ordner "zu bezahlen", den Rest in den entsprechenden Ordner "Steuer", "Krankenkassenabrechnung" etc. und dann Ende Monat lege ich die Rechnungen zusammen mit den PDF des E-Banking in einen Ordner "Rechnungen März 17", was noch nicht bezahlt ist, z.Bsp. KK schickt alle 3 Mt 3 Rechnungen, bleibt im "zu bezahlen" Ordner. Plus natürlich zwischendurch Backup auf externe Festplatte.

Werden deine Scans demnach automatisch an die Mailadresse weitergeleitet? Und: legst du die Dokumente zusätzlich auch auf der Scan-App ab? Läuft diese Scan-App über eine Cloud? Fragen über Fragen...

Ich bin bürotechnisch noch recht konservativ unterwegs; hab Unmengen von Ordnern für jeden "Pipifax" - schön nach Themen aufgeteilt. Aber eben: irgendwann endet das ja nicht mehr mit all dem Papierkram, von daher fände ich elektronische Ablage schon noch gäbig...

[danci]

@ Moreen
Nein, die Scans werden nicht automatisch weitergeleitet, sondern in der Scan App abgespeichert, aber ich scanne jeweils ein paar Sachen und sende diese dann direkt so als Sammelmail vom Handy weiter und lösche sie in der App. Mir war es einfach wichtig dafür eine eigene E-Mail-Adresse zu haben, wo nur die Post/Rechnungen kommt, damit kein Chaos mit anderen Sachen besteht und nichts untergeht. Diese gebe ich auch nie raus, so dass nur mein Mann und ich uns Sachen dahinschicken können. Ob die App cloud-kompatibel ist, weiss ich gar nicht, da ich es aber eh ans Mail weiterleite, speichere ich es dann da (und lösche erst nach dem Backup, so wäre es auch noch erhältlich, wenn der PC abstürzen würde).

Ich bin einfach seeeeehr ablagefaul, was jeweils zur Folge hatte, dass ich die Rechnungen zwar bezahlt habe, meistens abends spät vor dem TV, aber sie dann in der Absicht, es irgendwann einmal aufzuräumen, auf den Bürotisch gestellt habe, wo sich jeweils bedrohliche Stappel türmten und es immer mal wieder geschah, dass alte Rechnungen mit neuen, noch nicht bezahlten, vermischt wurden und dann gar nicht oder doppelt bezahlt wurden. Nun habe ich das erste Mal in meinem Leben das Gefühl, einigermassen Ordnung zu haben. Und dass ich auch abends auf dem Sofa vor dem TV die Ablage machen kann, erleichtert es mir sehr.

[Moreen]

@danci, vielen Dank für deine Erläuterungen. Ich werde für mich das digitale Ablagesystem wohl auch überdenken; klingt extrem effizient... Was machst du mit den Papierrechnungen, nachdem du sie eingescannt und bezahlt hast? Hast du einen Schredder? Wie heisst die App um Rechnungen zu scannen? Sorry gell fürs "löchern"; bin da wohl recht hinterwäldlerisch eingerichtet

[Phase 1]

Also bei PostFinance kann Man mit dem Smartphone App den Code Einscannen. Dann erscheint die Rechnung im efinance automatisch.

[danci]

@ Moreen
Kein Problem
Ich werfe die Rechnungen weg (noch vor der Bezahlung , ich habe sie ja als PDF). Behalten tue ich nur das wirklich nötigste wie Steuerunterlagen, Original-Verträge, Policen etc. Der Rest kommt in den Abfall. Ich habe auch keinen Schredder, zerreisse es zweimal und werfe in den normalen Müll (also nicht Altpapier). Mir reicht das.

Die Einzahlungsscheine scanne ich zweimal. Einmal gerade mit der Rechnung im gleichen PDF und ein zweites Mal mit meiner Bank-App. Ich bin bei der UBS, da gibt es, wenn Du einen E-Banking-Account hast, die Möglichkeit, eine Bank-App runterzuladen und mit dieser kannst Du gleich die Referenznummer der EZS scannen. Ich nehme an, andere Banken haben das auch. Man könnte es theoretisch auch so bezahlen, das ist mir aber lieber am PC. Die gescannten EZS landen aber dann direkt als Benachrichtigung im E-Banking und ich kann sie da öffnen und ausführen (je nach System muss ich noch die Adresse des Empfängers manuell einfügen, darum scanne ich auch noch zusätzlich im PDF, wo ich das nachschauen kann, aber die Zahlen sind alle schön erfasst).

Übrigens ist es bei der Bank App so, dass diese Passwort geschützt ist. Wenn ich das Passwort eingebe, kann ich den Kontostand sehen, Kontoüberträge machen oder eben die EZS scannen. Um Rechnungen zu bezahlen oder Überweisungen an andere Konten, ausser meinen eigenen, zu machen, braucht es das Zahlgerät (Karte und Kartenleser) oder noch eine andere App, die ich aber nicht habe. Somit hat man auch einen Schutz, wenn das Handy wegkommen sollte oder so. Aber eben, ich zahle eigentlich nie etwas vom Handy aus, sondern immer über den PC.

[Moreen]

@danci, du meine Güte ! Die Bank-App hab' ich schon seit Ewigkeiten; glaubst du ich hätte nur EINMAL gesehen, dass man damit auch Einzahlungsscheine scannen kann ?? Läck Beck... Bis anhin hab' ich die App lediglich benutzt um Kontobewegungen zu verfolgen oder dann eben um Geld von einem Konto aufs andere zu verschieben. Zahlungen mache ich nie über die App, sondern immer am PC...

Vielen Dank für diese wertvollen Tipps; klingt alles recht einleuchtend und eben: sehr effizient - und das mag ich! Ich denke, mein privates Büro wird nach und nach papierlos

[sonrie]

Ich hab keine Bank App, da mein Natel von der firma gestellt wird und ich das nicht vermischen will, daher mache ich die zahlungen immer am laptop. Wenn ich was mit der scanbot app scanne wird es automatisch in meinem (privaten) google drive gespeichert, ich kann den scan aber wahlweise auch per email versenden. Allerdings muss ich sagen dass ich nur noch sehr wenige rechnungen in Papierform erhalte, alles was regelmässig ist läuft via E-rechnung oder email. Eigene emailadresse hab ich nicht, ich handhabe es so, dass ich Rechnungsemails bei Eingang "markiere" und sobald sie bezahlt sind landen sie in einem (!) ordner. Dank googlemail suchfunktion finde ich so immer alles.

[Caipi16]

Ich arbeite seit ca. 2 Jahren mit SecureSafe. Davor habe ich auch mit elektronischer Ablage auf meinem PC gearbeitet (mit Datensicherung auf eine externe Festplatte alle paar Wochen). War mir dann aber zu umständlich - und zu unsicher. Wenn es mal brennt, ist ja doch alles weg. E-Mails können gehackt werden. Festplatten kaputt gehen, geklaut werden, etc. Bei SecureSafe ist alles "extern" bzw. auf einer Cloud gespeichert. Vorteil: Zuhause kann passieren, was will - den Daten passiert nichts. Und: Man kann von überall auf der Welt darauf zugreifen. Ich habe auch Kopien von Ausweisen, etc. da drauf. Wenn ich mal im Ausland in den Ferien bin und alles wird geklaut, kann ich immerhin Kopien von unseren Ausweisen ausdrucken (das Leben wird dadurch nicht schöner, aber etwas einfacher ). Ich habe auch Kopien von unseren Impfausweisen drauf, sonstige wichtige Dokumente, usw.

Bankbelege hingegen bewahre ich nirgends auf. Die sind bei meiner Bank gespeichert, d.h. da kann man innert 2 Jahren selber (und kostenlos) wieder darauf zugreifen, danach muss man halt anrufen und etwas dafür bezahlen (wenn man z.B. einen 7jährigen Beleg wieder braucht). Aber die Banken müssen aus rechtlichen Gründen ja auch alles 10 Jahre behalten - da sehe ich nicht ein, wieso ich es auch noch 10 Jahre aufbewahren soll. In den letzten 25 Jahren habe ich genau ein einziges Mal einen Beleg gebraucht, der älter als 2 Jahre war. Musste CHF 10.- dafür bezahlen und 3 Tage warten. That's it. Also ein relativ kleiner Aufwand für ein relativ seltenes Ereignis (zumindest bei mir ). Wegen sowas horte ich Zuhause sicher nicht jahrelang irgendwelche Ordner.

Dieses System erspart mir eine grössere Ordner- oder Papierablage. Bin auch überhaupt nicht der Fan davon.

[lunita]

@Caipi16
Das tönt interessant mit der SecureSafe Cloud. Hast du das Silver-Packet?

Gibt es doch auch Nachteile zu bedenken?