Infos an Teilzeiter weitergeben

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Moderator: conny85

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Nuuneli
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Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Nuuneli »

Ich habe lange in einem Team mit NUR Teilzeitarbeitenden gearbeitet - somit war eine gute Information aller Mitarbeitenden unabdinglich. Wir hatten im PC ein "Clipboard", das sich beim Aufstarten der Arbeitsstation automatisch öffnete, in dem die News weitergegeben und das Wichtigste belassen wurde. Das klappte ziemlich gut.
An der neuen Arbeitsstelle (mit neuem Geschäftsführer) bin ich die einzige Teilzeitarbeiterin und es kommt immer wieder vor, dass mir wichtige Informationen vorenthalten werden, weil die andern einfach nicht daran denken, mich zu informieren. Heute war wieder so ein Vorfall, wo ich etwas, das geändert hat, in alter Manier gemacht habe, weil ich nicht wusste, dass das Vorgehen geändert wurde.

Mein Frage: wie werden an Euren Arbeitsplätzen die Teilzeitarbeitenden informiert? Ich möchte ein bisschen Ideen sammeln und zusammen mit meinen Kollegen/-innen schauen, was machbar ist. Bei uns ist ziemlich viel los und ich kann nicht jedes Mal kommen mit der Frage: "Na, was gibt es Neues?"

Merci!
200120042007

sonrie
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von sonrie »

Infos werden via email verteilt, da stehen einfach alle auf dem verteiler. Auch nach Meetings werden besprochene Punkte und Infos via gemailt nachgesendet oder aber bereits der Einladung beigefügt, welche elektronisch versendet wird.
Wie werden diese Infos von denen du sprichst bei euch an die Volllzeit-MA weiter gegeben? Nur mündlich?

Edit: In Projektteams arbeite ich gerne mit Smartsheet oder einfach excel listen mit to dos /getroffenen Entscheidungen, etc. auf die alle zugreifen können
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Nuuneli
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Nuuneli »

Ja, es wird mündlich weitergegeben. Wenn ich nicht da bin, verpass' ich das oft, weil man es einfach vergisst...

Ich habe eine ziemlich dicke Haut und kann mich gut wehren - bzw. ich stehe genauso zu Fehlern, wie ich Einräumen kann, wenn ich nicht informiert wurde. Das Team ist noch neu, der Chef möchte, dass alle Alles können und somit ist keine klare Arbeitsteilung vorhanden. Bald kommt eine neue Teilzeiterin - ich möchte gerne bis dahin ein Konzept zur Infoweitergabe erarbeiten.
200120042007

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mariposa_2
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von mariposa_2 »

Wir haben ein Heft, da kann jeder die Infos eintragen. Anschliessend setzt jede ihr Visum drunter, wenn sie es gelesen hat. Wir fahren sehr gut damit. Ich finde es auch gut, weil man immer etwas nachschauen kann im Nachhinein.
Chline Buddha 2017

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ChrisBern
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von ChrisBern »

Bei uns werden solche Sachen an der wöchentlichen Teamsitzung abgemacht bzw weitergegeben und bei der sollen alle da sein..wir tragen die Infos im OneNote nach (hat jeder Zugriff) und da kann man es auch im Nachhinein nachlesen. Bin grosser OneNote Fan, da man da recht fix und einfach Infos ablegen kann, links bzw Dateien einfügen kann etc.

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Pinie
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Pinie »

Reiner einseitiger Infofluss ist bei uns (auch viele Teilzeiter) via email oder Nachrichtenfunktion unseres Softwareprogramms. Von den Teamsitzungen alle 1-2 Monate gibt es jeweils ein Protokoll das gelesen und visiert wird - ämel bis vor Corona, jetzt ist noch offen, mit welcher Form und Inhalt die künfitg abgehalten werden.

Malaga1
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Malaga1 »

ChrisBern hat geschrieben: Do 4. Jun 2020, 21:58 Bei uns werden solche Sachen an der wöchentlichen Teamsitzung abgemacht bzw weitergegeben und bei der sollen alle da sein..wir tragen die Infos im OneNote nach (hat jeder Zugriff) und da kann man es auch im Nachhinein nachlesen. Bin grosser OneNote Fan, da man da recht fix und einfach Infos ablegen kann, links bzw Dateien einfügen kann etc.
Dito bei uns - bei uns arbeiten alle Teilzeit ausser der Chef. Wir arbeiten auch mit OneNote. Dort ist auch die Traktandenliste der zweiwöchen Teamsitzung und wenn man etwas hat, das alle wissen müssen, trägt man dort ein Traktandum ein. Zusätzlich arbeiten wir noch mit Teams. Da kann man so kleine Sachen reinschreiben. Das funktioniert sehr gut auch jetzt bei Corona. Eine Kollegin habe ich seit drei Monaten nicht mehr live gesehen, da sie als Risikopatientin nur noch von zu Hause aus arbeitet. Aber wir sind eigentlich immer up to date. Ich finde, es hat sich sehr bewährt, dass wir "schon immer" so arbeiteten. Wir konnten einfach unseren Laptop packen, zu Hause weiterarbeiten und der Laden lief weiter ohne nennenswerte Probleme.
sie 2009
er 2010

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Nuuneli
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Nuuneli »

Oh! Schon mal vielen Dank an alle! Werde mal gucken, was bei uns so gehen würde :-) .
200120042007

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danci
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von danci »

Wir haben eine wöchentliche Teamsitzung per Zoom, so kann jeder teilnehmen. Sie dauert nur 15 Min und so sind auch die dabei, die theoretisch an dem Tag nicht arbeiten. Um informiert zu sein, sollte das einem wert sein. Wichtige Infos (wie Änderungen etc.) gehen alle per E-Mail raus. Und notfalls gibt es eine WA-Gruppe, wo man bei Dringlichkeit jemanden auf eine E-Mail oder so darauf aufmerksam machen kann. Wir sind allerdings ein kleines Team mit nur 5 MA (100%, 90%, 80%, 50% und 40%), da klappt das schon.
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Alebri »

In meinem Team (ich 80%, meine beiden Assistentinnnen 60% und 30%) machen wir auch 1x Mal pro Monat eine Teamsitzung. Wichtige Infos zwischendurch geben wir uns via Mail oder auch mal via WA weiter. Das klappt sehr gut.

Ich denke, die Problematik ist, wenn es hauptsächlich Vollzeit-Leute hat, die sich weniger in die Situation von Teilzeitlern hineinversetzen können. Wenn es alles Teilzeitler sind (oder zumindest die Mehrheit) klappt das meistens sehr gut.

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dede
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von dede »

Die Art der Arbeit und die Teamgrösse entscheidet wohl über die Kommunikationsform.

Muss die Arbeit vor Ort gemacht werden, ist vielleicht so eine Art Heft oder ein Board mit den Änderungen, die anfangs aufgehängt und dann später abgelegt werden, sinnvoll.
Arbeiten alle vor allem mit dem Computer, würde ich ein digitales System wählen.
Finden Meetings statt, an denen informiert wird, dann wäre wirklich ein Teilnehmen der Abwesenden über Zoom oder Teams oder...überlegenswert.

Werden die Infos grad so bei Bedarf an alle mündlich weitergeleitet, weil eh alle im gleichen Raum sind, dann solltet ihr doch irgendwie jemanden haben, der die Infos auch noch schriftlich ablegt. Dann kann sich jeder nach den Ferien usw. selber informieren, was neu ist. Du bist ja sicher nicht die einzige, die mal fehlt, andere sind auch mal krank oder in den Ferien, wie läuft es da?

Aktuell arbeite ich auch Teilzeit, tiefprozentig. Die Mehrheit der Änderungen werden bei uns auch mündlich weitergegeben. Und ja, ich komme da immer an und frage, was ist neu? Ist einfach so, die anderen machen es auch alle so und so gibt es häufig am Morgen eine Kurzinfo für alle. Ist in der heutigen digitalen Zeit schon etwas "altmodisch". Da dies aber alle Teilzeitler so machen, ist es auch nichts Komisches und die hochprozentig angestellten Mitarbeiter geben auch gerne und problemlos Auskunft.

ausländerin
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von ausländerin »

Wir sind um 20 Leute in unseren Gruppe, meisten arbeiten zwischen 50-100%. Wir haben ein Präsenz Tag - immer Dienstag, alle werden von Anfang an informiert. An dem Tag finden alle Sitzungen statt, wir essen dann auch zusammen Zmittag und haben eine eher längere Kaffeepause. Wir haben viele die in Homeoffice sind (schon von Corona), und Jahresarbeitszeit - also gibt es dieses Regel für alle. Es wird immer ein Protokoll von Team meetings geführt und auf Server abgelegt für die die gerade in Ausland oder in der Ferien sind.

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Nuuneli
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Nuuneli »

Ich geb's auf. Bei uns funktioniert das nicht. Es läuft wie immer - trott, trott, trott... Die wollen glaub gar nichts Neues. Für Gespräche bleibt fast keine Zeit, komme kaum dazu nachzufragen. Entweder hab' ich keine Zeit oder die andern nicht. Gemeinsame Pausen sind momentan selten und dann vergesse ich auch amigs nachzufragen. Ich hatte noch an keiner Teilzeitstelle eine "Holschuld" (emmel nicht in der Art) - es gab immer Infotafeln oder ähnliches...
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Stella*
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Stella* »

@Nuuneli
Oh ein, das tut mir leid. :? Dabei gäbe es bestimmt einfache Mittel, damit du zu deinen Infos kommen würdest. Du hast ja schon viele gute Vorschläge bekommen.

Wir sind 5 Teilzeiter, die eng zusammen arbeiten (immer noch alle im Home Office). Haben 2 x pro Woche ein Skype-Meeting - war vorher 1x pro Woche "life". Da werden wichtige Themen besprochen. Wird etwas abgemacht, das alle betrifft, wird es entweder am nächsten Meeting kurz besprochen oder die abwesende(n) Person(en) werden per Mail informiert.

Habt ihr keine regelmässigen Meetings? Du schreibst, dass das Team noch neu ist. Da hätte ich grosse Mühe, es zu schlucken, dass einfach nichts an der Informationsweitergabe optimiert wird. Würde mit dem Chef das Gespräch suchen und ihm sagen, dass es für's Geschäft schlecht ist, wenn das Wissen nicht weitergeht und dadurch Fehler gemacht werden. Fehler kosten unnötige Arbeitszeit und je nach Ausmass entstehen noch weitere Kosten.

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Nuuneli
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Nuuneli »

Ich bin noch kein Jahr dort (davor waren 6 Monate nur der Chef und ein total überarbeitet Mitarbeiterin dort). Es gab bis jetzt 1 Teamgespräch. Ich hatte 2 Mitarbeitergespräche "erzwingen" können, wo ich auch darüber geredet habe. Weiss auch nicht, woran es liegt.
Die Fehler fangen jetzt an sich zu häufen (nicht nur meine, sondern auch allgemein). Das kommt nicht gut...
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sonrie
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von sonrie »

@Nuuneli: es ist die Aufgabe des Chefs, sich darum zu kümmern und das Team so zu organisieren, dass es funktioniert (ausser du hast die Führung des Teams unter dir?).
Es ist toll, wenn du dir darüber Gedanken machst wie es besser organisiert werden kann, aber wenn dein Chef das nicht so sieht ist es vergebene Liebesmüh. Oftmals wird erst etwas geändert wenn der Karren schon gegen die Wand gedonnert ist.

ich würde an deiner Stelle mal all deine Ideen und Vorschläge schriftlich zusammen fassen und an deinen Chef senden. Nicht weil sich dann was ändert, sondern weil es dann wirklich deponiert ist. Irgendwann wirds eskalieren und auch er wird merken dass es änderungen braucht, dann könnt ihr darauf zurückgreifen. Könnte allerdings etwas dauern ....

Ist die Situation denn nur für dich so unbefriedigend? Wie sehen das die anderen?
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Stella*
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von Stella* »

Ich bin mit sonrie einverstanden, dass der Chef die Verantwortung hat und entscheiden muss, wie der Laden laufen soll. Aber als Mitarbeiterin darf man ja auch mitdenken und Ideen einbringen. Bei uns wird dies sehr geschätzt, wenn Mitarbeitende Vorschläge zur Optimierung der Abläufe einbringen.

An deiner Stelle würde ich ein Gespräch mit dem Chef verlangen und ihm darlegen, was nicht gut läuft. Idealerweise hast du eines oder mehrere Beispiele, wo du ihm erklären kannst, welche Einbussen für euer Geschäft durch die mangelnde Kommunikation bereits entstanden sind. Es geht dabei nicht um Schuldzuweisungen sondern einfach um die Darlegung der aktuellen Situation. Ich würde versuchen, ihm aufzuzeigen, welche Vorteile es für das Geschäft hat, wenn die Kommunikation optimal läuft, zB weniger Fehler = mehr produktive Arbeitszeit = mehr Umsatz.

Dann würde ich ihm die Vorschläge schriftlich übergeben. Will er nichts machen, hat er immerhin deinen Input. Es ist gut möglich, dass er am Tag X daherkommt und etwas von deiner Liste als "seine" Idee präsentiert. :wink:

Würde mich auch interessieren, wie es die andere Mitarbeiterin sieht. Hatte auch mal einen Chef, der zB erst bei meinem Austritt verstanden hat, dass MA-Gespräche wichtig wären… Hoffe, es kommt bei dir nicht so weit.

sonrie
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Re: Infos an Teilzeiter weitergeben

Beitrag von sonrie »

Ich ging davon aus dass sie das bereits gemacht hat, dem chef darzulegen was falsch läuft.... oder hab ich das falsch verstanden?
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